Met eenvoudig toepasbare technieken van de LEAN methode kunnen bedrijven in de evenementenbranche snel kosten besparen en verbeterslagen maken.
Binnen de evenementenbranche wordt hard gewerkt. Professionals en hun teams maken lange dagen en vele meters. Vol passie en enthousiasme zijn de bedrijven iedere dag druk bezig om de klant een unieke ervaring te bieden. In het tijdperk van customer excellence en experience willen ze de klant inspireren, verbazen, activeren, fascineren en verrassen. Dit willen de bedrijven niet alleen nu; ze willen dit ook in de toekomst blijven doen en vanzelfsprekend op een zo rendabel mogelijke manier. Wil je echter als bedrijf steeds waarde voor de klant blijven leveren en financieel ook een goed resultaat boeken, is een sterke organisatie nodig. Een financieel gezonde organisatie. Een efficiënte organisatie waar zo min mogelijk geld, middelen en energie worden verspild zodat er voldoende ruimte is om te blijven ontwikkelen. De LEAN instrumenten kunnen hierbij helpen.
LEAN is momenteel de bekendste en meest toegepaste managementfilosofie om processen en organisaties gestructureerd te verbeteren. De methode is afkomstig van de Japanse autofabrikant Toyota die door de toepassing van LEAN wist uit te groeien tot de top 10 van grootste bedrijven in de wereld. Het is een filosofie en een manier van werken waarbij de klant centraal staat en die zich richt op het optimaliseren van processen en daarmee het reduceren van kosten. De aanpak is zeer pragmatisch; gezamenlijk met de medewerkers die het werk dagelijks doen, wordt gekeken naar de werkprocessen. Verspillingen in processen worden geëlimineerd en daarna wordt bekeken hoe het handiger kan, sneller en voor lagere kosten. Dit leidt tot een standaard werkwijze die verder kan worden verbeterd.
LEAN voor de evenementenbranche
In de evenementenbranche wordt hard gewerkt. Een verlaging van de werkdruk zou welkom zijn.
Het projectplan voor een evenement omschrijft vaak helder wat er gedaan moet worden. De praktijk bij de organisatie van een evenement is echter weerbarstiger. Troubleshooten is de orde van de dag en er is weinig tot geen tijd om stil te staan bij wat er mis ging. LEAN biedt eenvoudig toepasbare technieken om dit wel te doen. En te bekijken wat verbeterd kan worden om eenzelfde probleem een volgende keer te voorkomen. En welke kosten kunnen worden bespaard. Korte momenten waarin kleine verbeteringen worden doorgevoerd.
Die kleine verbeteringen vormen na een periode grote verbeterslagen waardoor de werkdruk afneemt. LEAN betekent dus niet harder werken maar slimmer werken. Via kleine en praktische stappen de organisatie uiteindelijk te verbeteren. Het leuke is dat medewerkers zich hierdoor meer verantwoordelijk gaan voelen om de dingen die ze moeten doen, zo slim mogelijk te doen. En daarmee nog meer plezier in hun werk krijgen. Continu willen verbeteren wordt zo een vanzelfsprekendheid voor medewerkers en de organisatie.
De aanleiding om Lean te gaan werken
De redenen dat een organisatie de LEAN methode wil gaan inzetten, kunnen uiteraard verschillen:
- Het kan zijn dat je de kwaliteit van dienstverlening aan de klant wil verbeteren, en meer flexibel wil kunnen inspelen op de vraag van de klant.
- Of omdat je meer rendement uit de dagelijkse werkzaamheden wil halen door efficiënter te gaan werken. Je denkt dat het makkelijker kan en dat er kosten kunnen worden bespaard. Doordat er minder tijd, energie en middelen worden verspild.
- Of organisaties willen graag dat medewerkers plezier hebben in hun werk, zich betrokken en verantwoordelijk voelen bij de organisatie en hun eigen werk.
- En natuurlijk zijn er organisaties die graag kritisch op zichzelf willen blijven en steeds professioneler willen zijn. Die organisaties willen een cultuur van continu verbeteren.
Wat de aanleiding ook is, met behulp van de LEAN instrumenten kunnen snel resultaten worden geboekt
Hoe begin je?
Uiteraard is dit afhankelijk van de aanleiding en het vraagstuk dat de organisatie heeft. Een eerste stap is laagdrempelig: medewerkers kunnen direct leren om verspillingen te leren herkennen. Dit in een korte workshop waar ze een aantal eenvoudig toepasbare technieken leren om verspillingen binnen de organisatie te verminderen. En daarmee kosten te besparen.
Zijn er specifieke problemen in strategische of zwakkere processen of wordt gezocht naar een nieuwe manier van werken dan kan als LEAN coach (Black Belt) de aanpak begeleiden. Dit door samen met de medewerkers verspillingen uit de processen te halen. Ook zijn trainingen voor de medewerkers en het management mogelijk. Zoals de LEAN Orange Belt training als introductie en om een aantal instrumenten direct toe te kunnen passen, de Green Belt training voor de projectmanager en manager die aan de slag willen met de implementatie van LEAN werken binnen een team of de organisatie. En de LEAN Event Management training voor leiders en leidinggevenden in de evenementenbranche die een organisatie op een gestructureerde en onderbouwde manier willen verbeteren en daarin een voortrekkersrol en voorbeeldrol op zich willen nemen.
Wat kan LEAN opleveren? een voorbeeld
Bij een goede doelen organisatie werd samen met de medewerkers bekeken of het proces van heractivatie en upgrade van donateurs meer LEAN kon worden ingericht (efficiënter en effectiever). In korte gezamenlijke sessies werd geconstateerd dat de werkzaamheden niet uniform werden uitgevoerd waardoor dingen soms dubbel of omslachtig werden gedaan. En er dus energie werd verspild. Door de medewerkers zelf werd daarom het proces verbeterd en gestandaardiseerd.
Nog belangrijker was de constatering dat het CRM systeem onvoldoende mogelijkheden bood waardoor donateurs niet gericht konden worden benaderd. De relatief eenvoudige aanpassing van het systeem kostte maximaal € 20.000,= en leverde de stichting jaarlijks in ieder geval zo’n € 350.000,= aan extra inkomsten. Quickfixes die de organisatie veel opleverden.
Nieuwsgierig naar de mogelijkheden van LEAN voor uw organisatie?
Wilt u ook de kosten van de organisatie verlagen? Vraag bij mij dan een gratis scan naar de LEAN status van uw organisatie aan? Of wilt u vrijblijvend met mij bespreken welke mogelijkheden er zijn voor uw organisatie? Neemt u dan gerust contact met mij op via 06-51609118 of vraag een gesprek aan via info@thetaskforce.nl Of kijk op de website voor de mogelijkheden van workshops en trainingen.
Groeten Anneke